Электронный документооборот — зачем нужен и его преимущества

Электронный документооборот - зачем нужен и его преимущества

Электронный документооборот — зачем нужен и его преимущества

Мировые тенденции, желание уменьшить риски и увеличить доступность и оперативность получения информации побуждают бизнес переходить на электронный документооборот.

электронный документооборотМировые тенденции сохранения окружающей среды, желание уменьшить риски и увеличить доступность и оперативность получения информации все чаще побуждают бизнес переходить на более экологичный и юридически защищённый уровень обмена данными и документами — электронный.

Что такое электронный документооборот и зачем он нужен
Электронный документооборот — это оптимизатор бизнес-процессов любой компании.

Зачем электронный документооборот вводить на предприятии? Такой шаг необходим, прежде всего, для обеспечения стабильности, скорости обмена и гарантии получения подписанных договоров и первичных бухгалтерских документов быстро и главное легко.

Статус квалифицированной электронной подписи определен Законом Украины «Об электронных доверительных услугах», где в ч. 4 ст. 18 законодателем установлено, что квалифицированная электронная подпись или простыми словами «КЭП» по юридической силе является такой как и собственноручная подпись, и имеет презюмированное соответствие собственноручной подписи.

Преимущества электронного документооборота
Прежде чем принимать решение о переходе компании на такую форму обмена документами надо оценить преимущества, которые имеет система электронного документооборота по сравнению с привычным обменом бумажными документами.

Среди преимуществ электронного документооборота можно выделить следующие:

Экономия – сбережение денежных, человеческих и материальных ресурсов на печать и отправку документов.
Скорость — обмен оригиналами подписанных договоров, первичных документов и любых других в течение 3 минут.
Безопасность — обмен документами происходит в зашифрованном виде с использованием квалифицированной электронной подписи.
Эффективность – оптимизация использования временных ресурсов.
Мобильность – документы создаются и хранятся в электронном виде, что позволяет заключать сделки, физически находясь в любой точке планеты, в режиме онлайн.
Правовая определенность – статус электронного документа закреплен Директивами ЕС и национальным законодательством, что позволяет компаниям безопасно внедрять его в своей работе.
Понятие электронного документа. Как создавать и как обмениваться электронными документами?
электронный документ

Обмен электронными документами происходит в зашифрованном виде и обеспечивается через одну из следующих программ: M.E.Doc, СОТА, FlyDoc, FREDO, API.ПТАХ. Все эти программы предназначены для создания и обмена любыми документами в электронном виде с использованием квалифицированной цифровой подписи, выданной АЦСК «Украина».

То есть, для создания электронного документа нужно иметь одну из указанных программ и электронную цифровую подпись. Для подписания документов вы можете использовать подпись, которой подтверждаете налоговую отчетность перед ее отправкой или в электронном кабинете, или в одной из перечисленных выше программ. С момента наложения на документ КЭП такой документ приобретает юридическую силу и статус электронного.

Что стоит на пути внедрения электронного документооборота?
С правовой точки зрения все выглядит очень прозрачно, безопасно и эффективно. Возникает вопрос: Почему украинские компании не используют этот механизм на практике?

Основные препятствия к полному внедрению электронного документооборота:

нежелание работников внедрять новые механизмы в работе;
привычка подписывать документы в обычном старом режиме;
страх, что такие документы не будут приняты налоговиками.
Только представьте, что в XXI веке департаменты компаний тратят недели на то, чтобы обработать и согласовать документ, обменяться служебными письмами и согласовать подписание, время на «выбивание» документов, время на восстановление утраченных оригиналов и т.д.

Таким образом, ЭДО (электронный документооборот) — это неоценимый шаг вперед для бизнеса, позволяющий защититься от несанкционированного вмешательства и сохранить материальные и временные ресурсы.